Tài liệu in ra bị lỗi dấu, khách nhìn vào là mất điểm ngay
Không ít công ty chưa chọn đúng font chữ tiếng Việt chuẩn cho in ấn. Họ chỉ nhận ra khi tài liệu đã nằm trên bàn khách hàng. Có lần bên mình nhận file hợp đồng khách gửi qua. Mở trên máy tính thì chữ nghĩa rõ ràng, dấu má đầy đủ. Nhưng in ra ở tiệm gần đó thì khác hẳn. Chữ “ả” bay mất dấu hỏi. Chữ “ư” biến thành một ô vuông trống trơn.
Khách hàng cầm bản in ấy lên đọc. Việc đầu tiên họ nghĩ tới không phải nội dung hợp đồng, mà là công ty này làm ăn có cẩn thận hay không. Chỉ một lỗi font nhỏ cũng đủ làm mất điểm ngay từ ấn tượng đầu.
Nguyên nhân phần lớn không nằm ở máy in. Nó nằm ở chính bộ font đang dùng. Nhiều font tải miễn phí trên mạng chỉ được thiết kế đủ ký tự tiếng Anh. Chúng không có bộ dấu tiếng Việt đầy đủ. Khi máy không tìm thấy đúng ký tự có dấu, nó tự thay bằng ký hiệu lạ hoặc bỏ trống. Dân trong nghề gọi đó là lỗi thiếu glyph — tức là thiếu hẳn hình dạng chữ đó trong bộ font.
Trước khi bàn sâu về chọn font, cũng nên nhắc một điểm hay bị bỏ qua. Không ít lỗi dấu bắt nguồn ngay từ khâu gõ văn bản, chưa tới lúc in đã sai rồi. Nếu bên bạn hay gặp cảnh gõ xong mà dấu chạy lung tung, thử đổi sang một phần mềm gõ tiếng Việt ổn định hơn. Gõ sai bảng mã ngay từ đầu thì font có chuẩn đến đâu cũng vô nghĩa.
Có đợt phòng hành chính của một đối tác báo lỗi Unikey không gõ được dấu, đúng ngay hôm gấp rút in hợp đồng. Cuối cùng hóa ra do xung đột với một phần mềm gõ khác cài sẵn trên máy. Kiểm tra kỹ khâu này trước khi đổ lỗi cho font cũng là một thói quen nên có.
Vậy nên trước khi in bất kỳ tài liệu quan trọng nào, việc đầu tiên là kiểm tra lại font đang dùng. Chuẩn ở đây nghĩa là gõ đủ dấu, hiển thị đúng khi mở trên máy khác, và giữ nguyên hình dạng chữ khi chuyển sang PDF hay in trực tiếp.
Font chữ tiếng Việt chuẩn cho in ấn cần đạt tiêu chí nào?
Trước hết là gõ đâu ra dấu đó, không thiếu không lệch
Tiêu chí đầu tiên, cũng là quan trọng nhất: font phải hỗ trợ đầy đủ bảng mã Unicode. Nói dễ hiểu, Unicode là bộ mã ký tự chuẩn quốc tế. Trong đó mọi chữ có dấu của tiếng Việt như ă, â, ê, ô, ơ, ư, đ đều có vị trí quy định rõ ràng. Font nào theo đúng chuẩn này thì mở ở máy nào, hệ điều hành nào cũng hiển thị đúng.
Ngày trước nhiều công ty còn dùng bảng mã cũ như TCVN3 hay VNI-Windows. Những bảng mã này từng rất phổ biến. Nhưng có nhược điểm lớn: đổi máy, đổi phần mềm là dễ lỗi font ngay. Bên mình từng xử lý không ít file cũ của khách vẫn gõ theo kiểu này. Mở lên toàn ký tự lạ, phải gõ lại gần như từ đầu. Nếu công ty bạn còn tài liệu lưu trữ dạng đó, nên chuyển hẳn sang font Unicode càng sớm càng tốt.
Một mẹo nhỏ cho ai chưa có sẵn font ưng ý: có thể tải bộ font tiếng Việt đầy đủ ký tự về cài trước khi bắt tay làm tài liệu. Làm vậy đỡ mất công phát hiện lỗi giữa chừng, khi tài liệu đã gần xong.
Rồi mới tới độ rõ nét khi in ra giấy
Font đẹp trên màn hình chưa chắc đẹp khi in. Nhiều tài liệu công ty như bảng báo giá, hợp đồng có nhiều điều khoản thường phải nhồi chữ cỡ nhỏ. Có khi chỉ 9-10pt để vừa gọn một trang giấy. Ở cỡ chữ đó, font có nét quá mảnh hoặc kiểu chữ viết tay cách điệu rất dễ bị nhòe, nhất là khi in bằng máy in laser văn phòng thông thường chứ không phải máy in chuyên dụng.
Bên mình hay khuyên khách chọn font có sẵn bộ đậm và bộ nghiêng riêng, thay vì để phần mềm tự giả lập. Giả lập in đậm nghĩa là máy tự làm dày nét chữ gốc lên. Đó không phải một kiểu chữ được vẽ riêng. Nhìn trên màn hình có thể ổn, nhưng in ra dễ méo nét, nhất là ở các chữ có dấu.
Hợp đồng cần trang trọng, brochure được phép phá cách
Với văn bản chính thức, ưu tiên font quen mắt, dễ đọc
Hợp đồng, công văn, biên bản họp là nhóm tài liệu cần sự trang trọng, cần cả tính pháp lý rõ ràng nữa. Với nhóm này, bên mình gần như luôn chọn các font kinh điển đã được kiểm chứng qua thời gian. Cụ thể là Times New Roman, Arial, hoặc Calibri. Đây đều là font có sẵn trong bộ Microsoft Office, hỗ trợ Unicode đầy đủ. Quan trọng hơn, người đọc ở bất kỳ ngành nào cũng thấy quen mắt, không mất công đoán chữ.
Cỡ chữ cho loại tài liệu này cũng nên giữ ở mức an toàn. Thường quanh 12-13pt với Times New Roman, hoặc 11-12pt với Arial. Dòng cách nhau đủ rộng để không bị rối mắt khi đọc nhiều trang liền. Đây không phải quy định bắt buộc, nhưng là mức mà hầu hết đối tác, khách hàng đọc thấy thoải mái nhất, theo kinh nghiệm thực tế của bên mình.
Brochure, catalogue thì có đất để font phá cách hơn
Ngược lại, tài liệu marketing như brochure, catalogue giới thiệu sản phẩm cần gây ấn tượng thị giác trước, rồi mới tới việc đọc kỹ từng dòng. Ở đây font có thể phá cách hơn nhiều: chữ viết tay cách điệu cho tiêu đề, font sans-serif đậm cho slogan, miễn là vẫn giữ được bộ dấu tiếng Việt đầy đủ.
Sai lầm bên mình hay gặp nhất ở nhóm này: khách chọn một font tiếng Anh rất đẹp. Font đó tìm được trên mạng, ưng ý ngay từ cái nhìn đầu tiên, nhưng chưa kiểm tra kỹ xem có hỗ trợ tiếng Việt hay không. Đến lúc gõ tên sản phẩm, địa chỉ công ty có dấu mới phát hiện font đó thiếu hẳn ký tự có dấu, rồi phải tìm font thay thế gấp, sát ngay ngày in.
Một điểm nữa ít ai để ý: khi xuất file sang PDF để gửi đi in, nên chọn tùy chọn nhúng font. Tức là gói luôn dữ liệu font vào file PDF, thay vì chỉ ghi tên font. Làm vậy thì dù bên nhận không cài đúng font đó, chữ vẫn hiển thị và in ra chính xác như bản gốc.
Sự đồng bộ về font cũng không nên dừng lại ở bản in. Nó cần chạy tiếp sang các kênh online của công ty, từ file PDF gửi qua email cho tới cả phần thiết kế website bán hàng. Đó là nơi khách hàng nhìn thấy đầu tiên khi tìm tới công ty trên mạng.
Chọn đúng font, đối tác nhìn vào là thấy chuyên nghiệp ngay
Chọn font chữ tiếng Việt chuẩn cho in ấn không phải việc làm một lần rồi thôi. Mỗi lần có tài liệu mới, nhất là khi đổi máy tính hoặc gửi cho bên in ngoài, vẫn nên kiểm tra lại, xem font hiển thị và in ra có đúng như bản gốc không. Việc này chỉ mất vài phút nhưng tránh được không ít lần khách hàng đọc tài liệu mà nhíu mày vì lỗi dấu.
Nếu công ty bạn đang có nhiều loại tài liệu khác nhau, nên lập sẵn một bộ font chuẩn dùng chung. Đây là lời khuyên thực tế từ kinh nghiệm của bên mình. Một font trang trọng cho hợp đồng, công văn; một font linh hoạt hơn cho tài liệu marketing. Lưu file font đó lại, cài đặt sẵn trên máy của người phụ trách in ấn để không phải loay hoay tìm lại mỗi lần cần gấp.