Xuất khẩu hàng hóa từ Việt Nam ra thế giới đã không còn quá xa lạ và khó khăn. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp hay công ty nào cũng nắm rõ các bước quy trình cụ thể để xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài như thế nào là chuẩn và không bị trả lại. Trong bài viết sau, chúng tôi xin chia sẻ với chi tiết về khái niệm xuất khẩu hàng hóa và quy trình xuất khẩu hàng hóa chi tiết từng bước ra sao, mời bạn theo dõi bài viết dưới đây.
Khái niệm xuất khẩu hàng hóa là gì?
Xuất khẩu hàng hóa là quá trình vận chuyển hàng hóa từ quốc gia này sang quốc gia khác nhằm mục đích kinh doanh hoặc tiêu dùng. Hoạt động này có thể được thực hiện bởi các cá nhân hoặc doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu thị trường hoặc năng lực sản xuất trong nước, và muốn mở rộng tiêu thụ ra thị trường quốc tế. Quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa bao gồm nhiều bước quan trọng như chuẩn bị hàng hóa, đóng gói, vận chuyển, làm thủ tục hải quan và cuối cùng là giao hàng đến tay người nhận.
Có thể khẳng định, xuất khẩu hàng hóa là một hoạt động thương mại vô cùng quan trọng, mang lại những lợi ích kinh tế to lớn cho quốc gia. Không chỉ giúp gia tăng nguồn thu ngoại tệ, hoạt động này còn tạo ra nhiều cơ hội việc làm, thúc đẩy mối quan hệ thương mại song phương giữa các quốc gia và góp phần quảng bá sản phẩm, dịch vụ ra thị trường quốc tế. Nhờ đó, xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế bền vững và nâng cao vị thế của quốc gia trên trường quốc tế.
Xem thêm: Tìm Hiểu Ngôn Ngữ Lập Trình Swift – Công Cụ Phát Triển Ứng Dụng iOS Hàng Đầu
Hồ sơ, giấy tờ cần có để xuất khẩu
Trong bối cảnh toàn cầu hóa, việc xuất khẩu hàng hóa không chỉ là hoạt động thương mại mà còn là nghệ thuật tuân thủ pháp luật và quy trình. Để đảm bảo quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ, mỗi doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác, bao gồm:
- Tờ khai hải quan: Là chứng từ không thể thiếu, phản ánh đầy đủ và chính xác thông tin của lô hàng.
- Hóa đơn thương mại: Hoặc các chứng từ tương đương, là bằng chứng của giao dịch thanh toán giữa người mua và người bán.
- Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành: Theo quy định, đây là minh chứng cho việc hàng hóa đã được kiểm định đúng chuẩn.
- Giấy phép xuất khẩu: Hoặc các giấy tờ khác cấp bởi cơ quan thẩm quyền, cho phép xuất khẩu hàng hóa thuộc diện quản lý theo giấy phép.
- Giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành: Hoặc giấy thông báo miễn kiểm tra, cùng các giấy tờ khác theo quy định pháp luật về quản lý và kiểm tra chuyên ngành.
Đối với các giấy tờ sử dụng nhiều lần trong thời hạn hiệu lực, doanh nghiệp chỉ cần nộp một lần tại Chi cục Hải quan khi xuất khẩu lô hàng đầu tiên. Trong trường hợp pháp luật không yêu cầu bản chính, doanh nghiệp có thể nộp bản sao. Cuối cùng, hợp đồng ủy thác xuất khẩu là tài liệu quan trọng trong trường hợp ủy thác, đảm bảo rằng bên nhận ủy thác có đầy đủ quyền lợi và trách nhiệm theo đúng điều kiện đã được thỏa thuận.
Mỗi tài liệu đều có vai trò quan trọng, góp phần vào thành công của quá trình xuất khẩu, và việc nắm rõ cũng như chuẩn bị kỹ lưỡng chúng sẽ là chìa khóa để mở cánh cửa thị trường quốc tế.
Xem thêm: Áp Dụng Công Nghệ AI Vào Ngành Marketing Hiện Nay
Chi phí xuất khẩu hàng hóa
Trong quá trình thực hiện thủ tục xuất khẩu, doanh nghiệp sẽ phải chịu một số chi phí nhất định. Dưới đây là một số khoản phí liên quan đến thủ tục xuất khẩu hàng hóa mà doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện đầy đủ:
- Thuế xuất khẩu: Nếu mặt hàng thuộc danh mục hàng hóa chịu thuế xuất khẩu, doanh nghiệp sẽ phải nộp thuế xuất khẩu theo quy định. Ngược lại, nếu hàng hóa không thuộc danh mục này, doanh nghiệp sẽ được miễn thuế xuất khẩu.
- Thuế VAT: Theo quy định pháp luật hiện hành, thuế giá trị gia tăng (VAT) đối với hàng hóa xuất khẩu được áp dụng mức thuế suất 0%.
Chi phí vận chuyển: Tùy theo tính chất của hàng hóa, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp như đường biển, đường hàng không, đường bộ, đường sắt,… Do đó, chi phí vận chuyển sẽ phụ thuộc chặt chẽ vào phương tiện và thời gian vận chuyển. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ phải chi trả các khoản phí sau:
- Phí vận chuyển lô hàng từ kho/nhà máy đến cảng.
- Chi phí local charge tại cảng bao gồm sắp xếp hàng hóa, nâng/hạ hàng hóa, phí seal, THC,…
- Các khoản phí liên quan đến việc thông quan, vận chuyển quốc tế (nếu bán theo điều kiện CNF), chi phí giao hàng nước ngoài (nếu bán theo điều kiện DDP, DDU),…
- Phí bảo hiểm, phí kiểm dịch, chi phí làm giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
Như vậy, để đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ và dự trù đầy đủ các khoản chi phí liên quan.
Xem thêm: Công Nghệ Áp Dụng Chat GPT Vào Auto Content Cho SEO Hiện Nay
Quy trình xuất khẩu hàng hóa từ A – Z
Để có thể xuất khẩu hàng hóa và được thông quan thì bạn cần nắm rõ quy trình xuất khẩu, chi tiết mời bạn tham khảo từng bước bên dưới:
Đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương
Trước khi ký kết hợp đồng ngoại thương, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng vì đây là giai đoạn quan trọng nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Cụ thể, doanh nghiệp cần tiến hành nghiên cứu thị trường, lập phương án kinh doanh và xác định các phương pháp kiểm tra, tính giá hàng xuất nhập khẩu.
Sau đó, cả hai bên sẽ cùng nhau đàm phán các nội dung và yêu cầu cần thiết trong giao dịch xuất nhập khẩu. Các thông tin quan trọng trong hợp đồng cần đàm phán bao gồm: giá cả, hình thức thanh toán, quy định đóng gói hàng, phí dịch vụ, và điều kiện giao hàng. Khi cả hai bên đã đạt được sự đồng thuận, hợp đồng ngoại thương sẽ được ký kết chính thức. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và đàm phán chi tiết không chỉ đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp mà còn tạo nền tảng cho một mối quan hệ hợp tác lâu dài và hiệu quả trong tương lai.
Xin giấy phép xuất khẩu hàng hóa
Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, nếu kiện hàng thuộc danh mục phải xin giấy phép, doanh nghiệp cần làm việc với cơ quan chức năng để xin cấp giấy phép xuất khẩu theo quy định pháp luật. Thường, doanh nghiệp sẽ xin giấy phép một lần để sử dụng cho nhiều lô hàng, nhằm tiết kiệm thời gian và công sức.
Công đoạn xin giấy phép xuất khẩu rất quan trọng và có thể mất nhiều thời gian, do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng các tài liệu và thông tin cần thiết. Việc xin giấy phép xuất khẩu đúng quy định không chỉ đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch mà còn giúp quá trình xuất khẩu diễn ra thuận lợi và suôn sẻ.
Xem thêm: CDN (Content Delivery Network) Là Gì – Chìa Khóa Để Tăng Tốc Độ Website Và Tối Ưu Hóa Hiệu Suất
Đặt booking và lấy container rỗng
Nếu kiện hàng được bán theo điều kiện CIF (Cost, Insurance, and Freight), người thực hiện thủ tục xuất khẩu cần liên hệ với hãng tàu hoặc FWD (Freight Forwarder) để tìm được giá tốt nhất cho việc vận chuyển hàng hóa. Ngược lại, đối với những lô hàng bán theo điều kiện FOB (Free On Board), doanh nghiệp không cần liên hệ hãng tàu vì trách nhiệm này thuộc về người nhận hàng, người sẽ đặt tàu và chịu chi phí vận chuyển.
Để lấy container rỗng tại cảng, doanh nghiệp xuất khẩu theo điều kiện CIF cần ra cảng để đổi lấy Booking Confirmation, nhằm xác nhận với hãng tàu rằng nhà xuất khẩu đồng ý lấy container và seal. Nếu doanh nghiệp xuất khẩu theo điều kiện FOB, nhà xuất khẩu sẽ nhận được Transport Confirmation để đổi lấy Booking, sau đó tiến hành các bước tương tự như với điều kiện CIF.
Quy trình liên hệ với hãng tàu và lấy container rỗng là một bước quan trọng trong việc đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng thời gian và điều kiện đã thỏa thuận, góp phần vào thành công của giao dịch xuất khẩu.
Xem thêm: Tấn Công DDoS Là Gì – Nỗi Ám Ảnh Của Mọi Website
Chuẩn bị và kiểm tra chất lượng hàng hóa
Sau khi khách hàng đồng ý với hóa đơn chiếu lệ, doanh nghiệp cần lên kế hoạch sản xuất, đảm bảo chất lượng và số lượng sản phẩm như đã cam kết trong hợp đồng. Khi đã có Booking Confirmation, doanh nghiệp cần lập kế hoạch chi tiết để lấy container và đóng hàng lần thứ hai trước khi tiến hành niêm seal. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ các bước này giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng sản phẩm được giao đúng hẹn, đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng, và duy trì uy tín với khách hàng.
Đóng gói hàng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa
Theo quy trình xuất khẩu hàng hóa thì sau khi khách hàng đồng ý với hóa đơn chiếu lệ, doanh nghiệp cần lên kế hoạch sản xuất, đảm bảo chất lượng và số lượng sản phẩm như đã cam kết trong hợp đồng. Khi đã có Booking Confirmation, doanh nghiệp cần lập kế hoạch chi tiết để lấy container và đóng hàng lần thứ hai trước khi tiến hành niêm seal.
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ các bước này giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng sản phẩm được giao đúng hẹn, đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng, và duy trì uy tín với khách hàng.
Bảo hiểm cho vận chuyển
Phương thức vận chuyển hàng hóa nào cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro không thể tránh khỏi. Do đó, việc mua bảo hiểm cho kiện hàng là vô cùng cần thiết để đề phòng những sự cố không mong muốn có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển. Hạn mức bảo hiểm sẽ phụ thuộc vào giá trị của hàng hóa; thông thường, mức bảo hiểm là 2% trên tổng giá trị kiện hàng. Tuy nhiên, đối với những lô hàng xuất khẩu theo điều kiện FOB (Free On Board) hoặc CNF (Cost and Freight), doanh nghiệp không cần phải mua bảo hiểm, vì trách nhiệm này thuộc về người mua.
Việc mua bảo hiểm hàng hóa không chỉ đảm bảo an toàn tài chính cho doanh nghiệp mà còn giúp bảo vệ lợi ích của khách hàng, tạo dựng niềm tin và uy tín trong quan hệ thương mại quốc tế.
Xem thêm: Hosting Là Gì? Các Loại Hosting Phổ Biến Trên Thị Trường Hiện Nay
Một số lưu ý khi xuất khẩu hàng hóa
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế hiện nay, xuất khẩu hàng hóa trở thành một hoạt động quan trọng trong giao thương quốc tế. Để quy trình xuất khẩu diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:
- Nghiên cứu thị trường đích: Doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường mục tiêu, bao gồm nhu cầu người tiêu dùng, quy định và chính sách thương mại. Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về thị trường mà còn xây dựng chiến lược cạnh tranh hiệu quả.
- Đảm bảo tuân thủ quy định xuất khẩu: Doanh nghiệp cần làm việc chặt chẽ với các cơ quan, tổ chức liên quan để tuân thủ đầy đủ các quy định về xuất khẩu hàng hóa, đảm bảo quy trình hợp pháp và thuận lợi.
- Xác định phương thức vận chuyển phù hợp: Có nhiều phương thức vận chuyển như đường hàng không, đường biển, đường bộ. Doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố như thời gian, chi phí, và yêu cầu từ khách hàng để chọn phương thức phù hợp nhất với loại hàng hóa và thị trường đích.
- Quản lý rủi ro và bảo hiểm: Doanh nghiệp nên xem xét việc mua bảo hiểm hàng hóa để giảm thiểu các rủi ro như mất mát, hư hỏng, hoặc chậm trễ vận chuyển, đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
- Xây dựng mối quan hệ đối tác tin cậy: Tìm kiếm và xây dựng mối quan hệ với các đối tác đáng tin cậy mang lại nhiều lợi ích về giá trị và chất lượng dịch vụ, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
- Quản lý tài chính: Xuất khẩu hàng hóa đòi hỏi đầu tư tài chính lớn, do đó, doanh nghiệp cần xác định rõ các nguồn tài chính có sẵn để đảm bảo quá trình xuất khẩu diễn ra hiệu quả và bền vững.
- Chú trọng quản lý hợp đồng và văn bản pháp lý: Các hợp đồng mua bán và thỏa thuận cần được lập thành văn bản rõ ràng, đầy đủ để tránh tranh chấp và hiểu lầm trong quá trình xuất khẩu.
- Theo dõi và đánh giá: Doanh nghiệp cần đo lường hiệu suất, thu thập phản hồi từ khách hàng và thực hiện các biện pháp cải tiến liên tục để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng.
Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác đáng tin cậy để hỗ trợ việc mua hàng, nhập hàng Trung Quốc và thanh toán hộ từ các trang thương mại điện tử Trung Quốc như Taobao, Tmall,… thì Yến China chính là lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn. Với kinh nghiệm dày dặn và dịch vụ chuyên nghiệp, Yến China cam kết mang đến cho bạn những trải nghiệm mua sắm tiện lợi, an toàn và tiết kiệm chi phí.
Bài viết trên, Bách Hóa Số đã chia sẻ với bạn chi tiết về quy trình xuất khẩu hàng hóa cũng như giấy tờ xuất khẩu bạn cần có. Hy vọng, những thông tin về quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa ở trên sẽ giúp bạn hiểu hơn về cách xuất hàng ra nước ngoài cho doanh nghiệp. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào khác, có thể liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ chi tiết thêm thông tin nhé.
Xem thêm: Chứng Chỉ SSL Là Gì? Tổng Quan Chi Tiết Về Chứng Chỉ SSL (Secure Sockets Layer)