Vì sao ngành nội thất buộc phải chuyển đổi số
Nội thất là một trong những ngành thay đổi rõ rệt nhất trong vài năm gần đây. Khách hàng hiếm khi mua đồ có sẵn trên kệ trưng bày như trước.
Họ muốn một chiếc tủ bếp vừa khít góc nhà mình, một bộ sofa đúng tông màu với rèm cửa, hoặc nguyên combo phòng ngủ theo phong cách riêng không giống mẫu nào bán sẵn.
Một chủ showroom ở quận 7 từng kể rằng đơn hàng của chị bị trễ gần hai tuần vì thợ báo thiếu vật liệu giữa chừng, dù sổ kho vẫn ghi còn đủ hàng.
Sự cố nhỏ này phản ánh đúng vấn đề chung của nhiều xưởng sản xuất và showroom nội thất: quy mô kinh doanh lớn dần, còn cách quản lý vẫn giữ nếp cũ của cả chục năm trước.
Áp lực cạnh tranh càng đẩy nhanh việc này. Một showroom trả lời khách trong vài giờ, showroom khác mất vài ngày mới báo giá xong, dù giá bán hai bên không chênh lệch bao nhiêu.
Khách hàng gần như luôn chọn nơi phục vụ nhanh hơn, nên chuyển đổi số dần trở thành điều kiện sống còn để giữ chân khách, chứ không còn là lựa chọn tùy ý.
Xưởng, kho và showroom không nói chung một ngôn ngữ dữ liệu
Vướng mắc phổ biến nhất nằm ở ba khối chính: xưởng sản xuất, kho vật liệu và showroom bán hàng, vốn thường không đồng bộ dữ liệu với nhau.
Xưởng biết rõ mình còn bao nhiêu tấm ván, bao nhiêu cuộn da bọc ghế, còn nhân viên bán hàng ở showroom lại không nắm được con số đó, vẫn vô tư nhận đơn cho vật liệu đã cạn kho từ tuần trước.
Hậu quả kéo theo là đơn hàng trễ hẹn, khách phàn nàn liên tục, còn bộ phận sản xuất phải chạy đôn chạy đáo tìm nguồn thay thế vào phút chót.
Một xưởng mộc tại Bình Dương vẫn ghi đơn hàng bằng sổ tay mỗi ngày, trong khi khách gửi yêu cầu thiết kế riêng qua Zalo gần như liên tục suốt buổi.
Khối lượng công việc tăng nhanh hơn khả năng cập nhật thủ công của con người, nên sai sót gần như khó tránh khỏi trong tình huống này.
Thiết kế 3D, báo giá và tiến độ lắp đặt cũng thường bị xử lý ở ba nơi khác nhau: nhà thiết kế gửi bản vẽ qua email, kế toán lập báo giá trên một file Excel riêng, đội thi công theo dõi tiến độ bằng cuốn sổ để tại công trình.
Chỉ cần khách đổi kích thước hoặc đổi màu một chi tiết nhỏ, ba bộ phận có thể hiểu thành ba phiên bản khác nhau của cùng một đơn hàng nội thất.
Một đơn hàng nội thất đi qua bao nhiêu chặng trước khi tới tay khách
Một đơn hàng nội thất bình thường trải qua khá nhiều bước, từ ký hợp đồng, đo đạc thực tế, thiết kế, duyệt bản vẽ, đến sản xuất, vận chuyển rồi lắp đặt.
Mỗi bước lại do một người hoặc một bộ phận phụ trách riêng, nghe thì đơn giản, nhưng ráp lại thành một chuỗi liên tục lại không hề dễ dàng.
Thiếu công cụ theo dõi xuyên suốt khiến chủ doanh nghiệp khó biết đơn hàng nào đang ở khâu nào, đang chậm ở đâu và vì lý do gì.
Phần lớn trường hợp, doanh nghiệp chỉ phát hiện sự cố khi khách hàng đã gọi điện phàn nàn, khi đó việc xử lý luôn bị động và tốn thêm chi phí xoa dịu khách.
Phần mềm quản lý chuyên biệt gỡ nút thắt dữ liệu cho ngành nội thất
Để gỡ những nút thắt trên, phần mềm quản lý chuyên biệt cho ngành nội thất đang được nhiều doanh nghiệp cân nhắc nghiêm túc.
Thay vì để dữ liệu nằm rải rác ở email, sổ tay và file Excel, một hệ thống liên thông sẽ gom mọi thứ về một nơi, cập nhật gần như theo thời gian thực.
Khi kho báo hết một loại vật liệu, showroom biết ngay, nhân viên có thể tư vấn khách phương án thay thế lập tức thay vì nhận đơn xong mới phát hiện vấn đề.
Đây cũng là hướng đi phù hợp với xu hướng chung ở nhiều ngành khác, khi nhiều doanh nghiệp đang dần thay thế những phần mềm rời rạc bằng một hệ thống đồng bộ hơn để giảm sai lệch dữ liệu giữa các bộ phận.
Ngoài phần lõi về sản xuất, kho và bán hàng, nhiều hệ thống hiện nay còn tích hợp thêm module chăm sóc khách hàng, giúp lưu lại lịch sử tư vấn, phản hồi và bảo hành đầy đủ hơn.
Module báo cáo để tổng hợp doanh thu, công nợ và tiến độ theo từng showroom cũng giúp chủ doanh nghiệp biết showroom nào tồn kho nhiều để điều chỉnh khuyến mãi, hoặc mẫu nào đang được đặt nhiều để ưu tiên chuẩn bị nguyên vật liệu.
Câu chuyện từ một xưởng nội thất từng chuyển đổi hệ thống quản lý
Một xưởng sản xuất nội thất gỗ công nghiệp quy mô khoảng ba mươi công nhân, có hai showroom ở hai quận khác nhau, từng vận hành hoàn toàn theo cách truyền thống.
Trước khi số hóa, chủ xưởng phải gọi điện hỏi từng tổ trưởng mỗi sáng chỉ để biết đơn nào đang làm tới đâu, mất khá nhiều thời gian mỗi ngày.
Có tháng cao điểm nhận cùng lúc hơn bốn mươi đơn tùy chỉnh, vì không có công cụ theo dõi chung nên hai đơn hàng bị lắp nhầm bản vẽ của nhau, khách phải chờ thêm gần một tuần để sửa lại.
Sau sự cố đó, xưởng chuyển sang dùng một hệ thống quản lý liên thông giữa thiết kế, kho và tiến độ thi công.
Ba tháng sau, số cuộc gọi hỏi tiến độ giảm hẳn vì ai cũng tự tra cứu được trên hệ thống, không cần gọi điện hỏi nhau nữa.
Phần chăm sóc khách hàng sau bán cũng gọn hơn, vì mọi lịch sử tư vấn đều được lưu lại thay vì nhớ miệng như trước.
Nhiều nơi giờ còn kết hợp thêm ứng dụng AI vào việc chăm sóc khách hàng để phản hồi nhanh hơn ngoài giờ làm việc, mà không nhất thiết phải là một dự án quá lớn hay tốn kém mới tạo ra khác biệt rõ rệt.
Kinh nghiệm chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp nội thất
Khi được hỏi nên bắt đầu từ đâu, kinh nghiệm chung là hãy nhìn lại khâu nào đang gây thất thoát nhiều nhất trước khi chọn công cụ.
Dưới đây là một vài điều đáng cân nhắc, đúc kết sau nhiều lần trao đổi với các chủ xưởng và chủ showroom trong ngành.
- Ưu tiên phần mềm hiểu đúng đặc thù sản xuất và lắp đặt của ngành nội thất, vì phần mềm quản lý đa ngành chung chung thường không khớp với quy trình thực tế.
- Chọn hệ thống cho phép xưởng, kho và showroom cùng cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, tránh tình trạng mỗi nơi ghi chép một kiểu riêng.
- Xem thử phần mềm có module theo dõi tiến độ đơn hàng theo từng khâu hay không, vì đây là chỗ dễ thất thoát thời gian nhất.
- Đừng bỏ qua khả năng tích hợp báo cáo doanh thu và công nợ theo từng showroom, con số này giúp chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn.
- Cân nhắc luôn chi phí đào tạo nhân sự sử dụng phần mềm mới, vì một hệ thống tốt nhưng không ai chịu dùng cũng vô nghĩa.
Một câu hỏi khác mà nhiều chủ xưởng hay đặt ra là nên mua phần mềm dựng sẵn hay đặt viết riêng theo quy trình của mình.
Với doanh nghiệp nội thất có quy trình đặc thù, như đo đạc tại nhà hoặc thiết kế 3D theo yêu cầu, tham khảo trước xem nên chọn giải pháp dùng sẵn hay đặt viết riêng sẽ giúp tránh mua nhầm phần mềm không phù hợp, nhất là khi số lượng đơn hàng và showroom ngày một mở rộng.
Nếu cần thêm góc nhìn về giải pháp công nghệ cho doanh nghiệp sản xuất nói chung, có thể tham khảo một đơn vị công nghệ khác trong ngành để so sánh thêm trước khi quyết định đầu tư.
Kết luận
Chuyển đổi số ngành nội thất không đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi mọi thứ trong một sớm một chiều.
Nhiều xưởng sản xuất và showroom đang quá tải vì đơn hàng cá nhân hóa ngày càng nhiều, trong khi cách quản lý vẫn theo nếp cũ, nên cách tiếp cận thực tế nhất là nhìn lại khâu nào đang gây thất thoát nhiều nhất rồi bắt đầu số hóa từ đó trước khi mở rộng ra toàn bộ quy trình.
Chọn đúng đối tác phần mềm sẽ giúp ích rất nhiều cho hành trình này, nên ưu tiên một đơn vị thật sự hiểu đặc thù sản xuất và lắp đặt của ngành nội thất, chứ không phải một phần mềm quản lý đa ngành lắp ghép vội.
Cách này giúp doanh nghiệp rút ngắn đáng kể thời gian triển khai so với việc tự mày mò, và nếu bạn đang cân nhắc đầu tư cho showroom hay xưởng sản xuất của mình, hãy dành thời gian khảo sát kỹ trước khi quyết định, vì một hệ thống chọn đúng ngay từ đầu sẽ tiết kiệm rất nhiều công sức về sau.